Piotr Bąk Developer Bez Kodu

najważniejsze nawyki
27 września 2023

Jak roboty wysyłają za mnie wszystkie faktury do mojej księgowej?

Jak uwolnić się od powtarzalnych czynności takich jak przesyłanie faktur do księgowej i gromadzenie ich na dysku?

 

To bardzo proste. Potrzebujemy do tego:
 
1️⃣ Poczty Gmail gdzie mam podłączone wiele różnych skrzynek pocztowych i w którym za pomocą etykiet oznaczam wszystkie te wiadomości, które zawierają załącznik oraz w nagłówku lub treści wiadomości frazę FAKTURA lub FV (możesz użyć też innego klienta pocztowego)
 
etykietowanie wiadomości gmail
etykietowanie wiadomości w gmail
 
2️⃣ Aplikacji Make do wykonania automatyzacji i stworzenia scenariusza.
 
3️⃣ Google dysk lub dowolny inny dysk w chmurze gdzie będziesz składował dokumenty.

 

KROK 1

 

Jak wspomniałem wcześniej zaloguj się do gmaila i stwórz etykietę, która oznaczy wszystkie wiadomości, które spełniają takie warunki jak np.: zawierają załącznik, są wysłane na nasz firmowy adres e-mail oraz zwierają słowo "FV" lub "FAKTURA".
 

 

KROK 2

 
Teraz musimy zalogować się do aplikacji Make gdzie stworzymy odpowiedni scenariusz, który zrobi za nas całą mozolną, powtarzalną robotę.
 
Scenariusz składa się z 4 korków:
 
🔸 Gmail - Watch Emails, który będzie miał za zadanie sprawdzać czy pojawiły się nowe wiadomości spełniające nasz warunek.
 
🔸 Gmail - Iterate Attachments, którego zdaniem jest wyciągnąć z tych wiadomości załącznik i przekazać do następnego narzędzia jakim jest...
 
🔸 Google dysk - tutaj do folderu trafiają wszystkie faktury. Ja mam jeden folder podpisany "Faktury 2023" gdzie trafiają wszystkie fv. Można oczywiście podzielić to na miesiące ale wtedy scenariusz byłby znacznie bardziej rozbudowany. Ja na początek chciałem żeby było prosto, tym bardziej, że jako mała DG wystawiam max do 10 fv miesięcznie.
 
🔸 Gmail Send Email - w ostatnim kroku rooboty pobierają z google dysku tą fakturę i od razu wysyłają ją do mojej księgowej.
 
Posta sprawa ale jest w tym spora oszczędność czasu a i głowa jest lżejsza bo nie muszę w kółko myśleć czy wysłałem księgowej wszystkie faktury z tego miesiąca. 😄
 
automatyzacja faktur
 
A jak z automatyzujesz sobie więcej takich powtarzalnych procesów w Twojej firmie to dopiero zrozumiesz co mam na myśli. 🤖 🙂
 
🔗 Konto na Make możesz złożyć tutaj 👇
 
#automatyzacje #make #firma
 

Jestem jak to mówią "One man army". Prowadzę agencję cyfrową Smart Pixel, zajmującą się budową stron i sklepów www. Tworzę również własne projekty sprzedażowe i produkty cyfrowe. Oprócz tego od ponad 12 lat aktywnie działam w branży sportowej - jestem dystrybutorem sprzętu i odzieży piłkarskiej znanej i cenionej marki ⚽ Uwielbiam wykorzystywać nowoczesne narzędzia no-code i automatyzacje w prowadzeniu biznesu, sprzedaży i tworzeniu produktów cyfrowych. 🤖💪

Piotr Bąk

przedsiębiorca, no-code developer, twórca cyfrowy

📧 Newsletter

Zapisz się na newsletter "Od Zera do No-Code Developera"

Imię
Twój e-mail
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany — dziękuje! ❤️
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Lubię dzielić się swoją wiedzą oraz tym co robię, jak pracuje i co tworzę. Jeśli interesuje Cię no-code development, praca zdalna, własny biznes i lifestyle to zapisz się do mojego newslettera. Od czasu do czasu wyślę Ci ciekawego mejla.

Inne ciekawe wpisy

Piotr Bąk Developer Bez Kodu